Gli atti dei congressi delle società di cui l’Archivio Italiano di Urologia e Andrologia è organo ufficiale vengono pubblicati come fascicoli o supplementi della rivista: abstract e comunicazioni ricevono così una collocazione citabile e permanente, invece di restare nel programma cartaceo del convegno.
Come nasce un volume di atti
La società scientifica trasmette alla redazione il materiale accettato dal proprio comitato scientifico dopo la selezione degli abstract. La redazione di Edizioni Scripta Manent cura impaginazione, uniformità bibliografica e produzione del volume, che esce con la numerazione progressiva della rivista. Un esempio consultabile è il volume 83, numero 1 del marzo 2011, dedicato agli atti del 6° congresso EULIS, il cui PDF è disponibile nell’archivio dell’editore su edizioniscriptamanent.eu.
Quali congressi confluiscono nella rivista
La rivista è organo ufficiale di SIA, SIEUN, SIUrO e UrOP: sono gli appuntamenti annuali di queste società a generare la maggior parte dei volumi. Le locandine e gli annunci dei congressi segnalati negli anni dalla redazione restano consultabili nella sezione Press Room, mentre l’elenco dei fascicoli ordinari si trova in Issues, mentre i volumi monografici sono descritti nella pagina Supplementi della rivista.
Citare un abstract pubblicato negli atti
Un abstract di congresso pubblicato in un supplemento si cita come contributo della rivista, con volume, numero, anno e pagina: è la forma che consente a un revisore di risalire al documento. Va però segnalato nel testo che si tratta di un abstract e non di un articolo sottoposto a revisione tra pari completa, perché il livello di evidenza è diverso e molti abstract non arrivano mai alla pubblicazione estesa.
Lo stesso vale per i lavori ancora in valutazione: la scheda di un manoscritto in revisione, come quello sulla stadiazione del carcinoma prostatico localmente avanzato, non è citabile come articolo pubblicato finché non esce nel fascicolo.
Proporre la pubblicazione di atti
Le società o i comitati organizzatori interessati a pubblicare gli atti di un convegno possono contattare la redazione: vanno concordati in anticipo il numero di pagine, i tempi di consegna del materiale e le modalità di revisione, perché il volume deve rispettare il calendario editoriale della rivista. I recapiti sono nella pagina Contacts; le regole redazionali valide anche per questo materiale sono descritte in Instruction to authors.
I volumi già pubblicati sono consultabili ad accesso aperto su aiua.it e nel catalogo dell’editore.
Che cosa resta dell’abstract dopo il congresso
Un dato presentato a un convegno e mai pubblicato per esteso scompare dalla letteratura: non entra nelle revisioni sistematiche, non viene ritrovato da chi cerca su PubMed e non può essere verificato da terzi. La pubblicazione degli atti risolve metà del problema, perché rende il contributo citabile e datato, ma non lo trasforma in un articolo sottoposto a revisione completa. Per questo molte società incoraggiano gli autori a trasformare l’abstract in un lavoro esteso entro l’anno successivo: è il passaggio che dà al dato un peso scientifico reale.
Formati, tempi e responsabilità
Il volume di atti ha un calendario rigido, legato alla data del congresso: il materiale arriva in redazione dopo la selezione degli abstract e deve essere lavorato in poche settimane. Per questo la coerenza formale è responsabilità di chi invia — nomi degli autori per esteso, affiliazioni complete, unità di misura uniformi, bibliografia nello stile della rivista — mentre alla redazione resta l’uniformazione tipografica e l’impaginazione. Gli errori più frequenti in questa fase sono banali e costosi: affiliazioni incomplete che impediscono l’indicizzazione corretta, tabelle inviate come immagini a bassa risoluzione, nomi di farmaci indicati solo con il marchio commerciale.